DataInfo sähköisti sisäiset palaverit. Ja rauhoitti mielen.
- Meillä Kymenlaakson Sähkössä haettiin toimivaa ja kustannustehokasta ratkaisua neuvottelujen, tavoitettavuuden ja sisäisen viestinnän parantamiseen. Lisäksi halusimme vähentää turhaa matkustamista Kotkan ja Elimäen toimipisteiden välillä luomalla mahdollisuudet neuvotella ilman fyysistä läsnäoloa, tuumailee mieltä rauhoittavassa elimäkeläisessä perinnemaisemassa istuva tietohallintopäällikkö Mika Korkalainen.
- Tavoitteena oli etsiä ongelmaan fiksu yhdentyvän viestinnän ratkaisu, joka olisi investointina kohtuuhintainen sekä työllistämisen kannalta vaivaton. Tilanteenarvion ja päätöksentekomme jälkeen DataInfo toimitti meille Microsoft Lync –toteutuksena yhdentyvän viestinnän kokonaisratkaisun.
- Täytyy sanoa, että kaikki on toiminut joustavasti. Kelpo projekti, jossa ei ole tarvinnut ryhtyä vääntämään kättä projektin kulusta. Aikataulukin on pitänyt, kun on puhallettu yhteen hiileen, sanoo tyytyväiseltä IT-mieheltä kuulostava Mika Korkalainen. Oikea viestintäratkaisu on tuonut työarkeen lisää mielenrauhaa.
koko paketti perustui varmaan ja toimivaan ratkaisuun, jonka kokonaiskustannukset olivat kohtuulliset.
Kohti sähäkkää yhdentyvän viestinnän ratkaisua
Yhdentyvällä viestinnällä (unified communication) tarkoitetaan sitä, että organisaation sisäisessä yhteydenpidossa käytetään eri välineitä rinnakkain, yhdistetään useat sähköiset menetelmät: puhe, video, sähköpostimaiset pikaviestit, työpöytien ja sovelluksien jaot, interaktiivinen multimedia-työskentely ja saman dokumentin äärellä työskentely useamman ihmisen voimin.
Videoneuvottelu eli etäkokous on toteutuksen ytimenä. Osallistujat näkevät paitsi toisensa videokuvana ja -äänenä, myös tausta- tai esitysmateriaalin, mikä lisää vuorovaikutuksellisuutta. Yhdelle henkilölle kokous voi näkyä myös oman työkoneen ruudulla. Työpisteessä tarvitaan tietokoneen lisäksi vain webbikamera ja luurit. Neuvotteluhuoneissa on usein käytössä isompi kameralaitteisto.
Tällaisella järjestelmällä saavutettu hyvä tavoitettavuus ja jouheva sisäinen viestintä ovat 2010-luvun kilpailutekijöitä. Näin ajateltiin myös Kymenlaakson Sähkössä, kun yritys lähti etsimään aikaisempaa joustavampia ja paremmin reagoivia neuvotteluratkaisuja yrityksen sisäiseen viestintään.
Uskottavuus ja kustannustehokkuus suosivat DataInfoa
- DataInfon suosittelemaan ratkaisuun oli helppo päättyä, sillä koko paketti perustui varmaan ja toimivaan ratkaisuun, jonka kokonaiskustannukset olivat kohtuulliset, painottaa Mika Korkalainen.
- Mikäli olisimme päätyneet omien palvelimien hankkimiseen tai muuhun itse ylläpidettävään, kertakustannukset olisivat kasvaneet. Lisäksi käyttöönotto olisi työllistänyt Kymenlaakson Sähkön väkeä tuntuvasti enemmän. Eikä ihan vähäisenä tekijänä ollut sekään, että DataInfon kokemus asiakastilaratkaisujen toimittajana vakuutti meidät.
- Harva projekti on täysin ongelmaton. Sertifikaattihankinnoissa saimme vähän jumpata tiukassa aikataulussa. Ongelmat ratkaistiin hyvässä hengessä ja lopputuloksena syntyi toimiva ratkaisu. Eikä tässä puolen vuoden projektissa myöhästytty, kun molemmin puolin joustettiin ja otettiin ajassa kiinni.
- Kaiken kaikkiaan olemme tyytyväisiä meille toimitettuun palvelupakettiin. DataInfon asenne ongelmanratkaisuun on aina ollut asiakaslähtöinen, kehaisee Mika Korkalainen.
Mullistavan hankkeen etuna työn tehostuminen ja joustavampi yhteydenpito
- Yhdentyvän viestinnän Lync-toteutus Kymenlaakso Sähkössä mahdollistaa mm. sen, että käyttäjät näkevät suoraan toistensa tilatiedot. Näin on jokaisen kontaktissa olevan helppo katsoa, mikä olisi kussakin tilanteessa paras mahdollinen viestintämuoto (soittaminen, pikaviesti vai sähköposti), selvittää Korkalainen.
- Lync-palvelun nerokas pikaviestintä vähentää sähköpostien ja puheluiden määrää. Lisätehoja työhön syntyy myös tavanomaisiin palavereihin käytetyn matka-ajan poistumisesta, kun jokainen työntekijä voi osallistua neuvotteluun omalta koneeltaan.
- Juuri nyt haasteenamme on jalkauttaa tämä uusi yhdentyvän viestinnän järjestelmä luontevaksi työtavaksi asiasta kovasti innostuneelle henkilöstölle. Kun palaveri voidaan polkaista pystyyn videon välityksellä melkein milloin tahansa, avaa se uusia mahdollisuuksi ja tuo joustavuutta. Kotkan ja Elimäen välillä ei ole pakko reissata kuten ennen, lopettaa Mika Korkalainen.
